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爱立昂电信公司

2016-12-13 15:44:37 ARCHIBUS解决方案中心 阅读
将设施管理和财务管理连接起来
 
Elion公司是爱沙尼亚最大的电信和信息技术产品供应商,它提供全面的家用及商用通信服务,从电话业务到电信综合业务解决方案,从计算机销售到宽带服务业务。在公司的投资组合中大约有1000幢不动产资产,非常需要数据准确的统一数据中心,以便明确了解这些固定资产和基础设施在整个组织中的使用情况、相关费用支出情况。自从实施了ARCHIBUS系统,Elion能够集中费用数据,包括水电费、汽车和移动电话费等等,并准确地分摊到各成本中心。同时,基于当前情况的财务管理报告、规划和预测等数据,使得公司控制当前和未来运营成本成为可能,向着实现公司短期和长期目标努力,这是实施ARCHIBUS设施管理(FM)系统带来的重要收获。
  
降低管理费用 
“我们将内部其它部门视为我们的客户”行政部经理JutaKlettenberg说,“通过ARCHIBUS设施管理系统,我们能够提供准确的关于房间和设备使用情况的在线报告。这些关键的数据非常有助于公司按比例对Elion员工个人及成本中心分摊费用,ARCHIBUS设施管理系统的实施使得这项经常性工作变得更为容易和更加准确。 
 
应用ARCHIBUS系统
Elion公司的行政部门现在能够很快地处理多种费用账单,比如电费,Elion的供电商会定期向行政部门提供用电数据,包括分布在整个公司的精确到千瓦的各个电表数据清单,以及对应的电费数据,每个电表对应一处房产或一个租赁合约。一旦电费清单输入到ARCHIBUS系统后,公司能够每月将所有费用按比例根据房间类型分摊到每个房间,ARCHIBUS系统的自动处理流程,使得行政部门能够及时、定期提交费用分摊报告,大大提高了工作效率。ARCHIBUS系统对于行政部门编制预算非常有帮助,在实施ARCHIBUS系统之前,Elion公司行政部要为每个房间确定下一年的价格。而现在,他们可以根据房间和设备的使用情况按比例分摊费用,提交每个月的实际费用。此外,通过追踪每个房间每月使用情况的历史数据,行政部门可以预测房间的费用,同时在创建潜在空间规划时就能够预测未来产生的成本。自从实施ARCHIBUS系统以来,Elion公司的房产部和采购部大大提高了行政管理工作效率,重新安排了30%的工作人员的工作,每年节省了超过二十万美元的费用。    
 
车队管理 
行政部门还管理公司的500多辆车的车队。应用ARCHIBUS设施管理系统, 行政部门可以跟踪各种车辆租赁合同和保险合同,汽车分配给哪些司机,各部门允许消耗的最大汽油数量和其他与汽车有关的开支。行政部门在每个月底都会提交详细列出汽车各项费用的报告,并及时传送给对应的业务单位。如果使用者的费用超过了预算,系统会自动从该使用者的账户中扣除。Elion公司甚至在ARCHIBUS系统上提供燃油公司的规格,提高燃油成本透明度。
 
Elion利用ARCHIBUS的Web应用模块
在客户端输入各项费用数据,通过网络传输到数据集中地,使得各种预测和分析工作容易进行,设施管理系统的Web应用界面能够集中所有费用数据。大部分时候,只需要将费用摘要报告转入到财务系统,而管理人员所需要的各种详细费用报告,都很容易在ARCHIBUS系统中获得。公司还利用FM 系统的Web应用模块向Elion的服务供应商提交准确的设施使用数据报告,如租用Elion公司的复印机和传真机等设备使用数据。另外,当Elion车队的车辆需要维修服务时,可以通过ARCHIBUS的Web应用模块把服务要求发送给服务供应商。
  
与Oracle的人力资源系统整合 
为确保能够真正追踪与ARCHIBUS系统相关的Elion公司其它运营方面的数据,在实施ARCHIBUS时集成了财务管理系统AXO-One,另外将ARCHIBUS系统与Oracle的人力资源系统连接,将ARCHIBUS系统中设施的变动同步传输到Oracle人力资源系统,而Oracle人力资源系统的数据也通过Oracle View实时传输到ARCHIBSU系统。这些信息被应用到许多方面的管理,如与员工签订车辆使用协议,给员工分配固定电话和手机等管理。
总之,ARCHIBUS系统已经成为Elion公司许多管理领域的宝贵资源,帮助公司在全面的固定资产和基础设施管理中完成复杂的财务管理任务。
 

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